El sistema ERP-SAP de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) entró en vigor el 2 de junio de 2025, pero seis meses después, Costa Rica aún enfrenta riesgos.
Según la Contraloría General de la República (CGR), existen fallas operativas, retrasos financieros, problemas de trazabilidad y un debilitamiento de los controles internos que han llevado a la entidad a alertar sobre una «crisis institucional».
Apenas el martes, durante la comparecencia de la entidad ante la Comisión Especial Investigadora de Presuntas Irregularidades en la CCSS en la Asamblea Legislativa, la Contralora Marta Acosta resumió el escenario con una contundente frase:
«Negar que existe una crisis sólo profundiza el daño a la CCSS.»
A partir de este punto, la discusión legislativa abrió un mapa de problemas que afectan directamente al usuario con:
- Retrasos en el pago
- Controles manuales
- Trazabilidad comprometida
- Diferencias millonarias en acciones
- Retraso en las recetas
- Riesgo para la continuidad de los servicios hospitalarios
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La presidenta de la CCSS, Mónica Taylor, indicó el 11 de noviembre que la implementación del sistema fue exitosa. (Foto cortesía/Asamblea Legislativa).
Impacto en los servicios
Después de la activación, los efectos se multiplicaron en las operaciones diarias.
«A partir del 2 de junio se afectaron operaciones financieras, logísticas y administrativas. Servicios importantes quedaron paralizados por 48 horas», dijo Acosta.
Entre los efectos confirmados se encuentran:
- Las farmacias trabajaron manualmente durante mesescon retrasos en recetas y sin visualización de inventario en tiempo real.
- Almacenes y almacenes han vuelto a los controles manualescon riesgo de caducidad y pérdida de insumos.
- 21.000 facturas quedaron sin registrarprovocando retrasos generalizados en los pagos a los proveedores.
- Medicina de alta demandacomo ibuprofeno y paracetamol, no registran las salidas de los usuarios en los sistemas, mostrando una trazabilidad incompleta.
- 85% de los registros de inventario Fueron realizados por personal del Plan de Innovación, algo «atípico y riesgoso», según la Contraloría.
El contralor advirtió que la institución incluso tuvo que presupuestar millones de colones contratar personal temporal y remediar los retrasos causados por las salidas forzosas.
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Medicación: ¿Qué es lo que realmente va mal?
Un punto que generó fuerte debate fue la entrega de medicamentos y la trazabilidad del stock.
La empresa implementadora, Qintess, afirmó el martes que el ERP no sustituye al sistema SIFA -responsable de la entrega de medicamentos a los pacientes- y que, por tanto, los problemas no surgen en el nuevo sistema.
«La entrega de medicamentos siempre se ha realizado desde SIFA. Ese sistema no ha sido reemplazado por el ERP», afirmó Jennifer Alfaro, directora del proyecto SAP.
Sin embargo, la evidencia presentada por la CGR muestra que:
- Las interfaces entre SIFA y ERP no estaban listas, pese a las advertencias desde 2024.
- Las farmacias tuvieron que funcionar sin conectividad, con hojas de cálculo manuales.
- La falta de integración afectó el control de inventarios y provocó importantes retrasos.
El interventor explicó que lo que falló fue la gestión e integración de datos, que forma parte del proyecto ERP y la preparación para el «go live».
Alberto Quirós, Vicepresidente de Qintess y Jennifer Alfaro, Directora de Proyectos SAP. (Foto cortesía/Asamblea Legislativa).
«Proyecto activado sin cumplir condiciones mínimas»
Según el interventor, la CCSS implementó el ERP aún cuando las condiciones requeridas por la propia institución o por la consultora PwC no estaban listas.
También reveló que la consultoría externa contratada para advertir sobre los riesgos tuvo un costo inicial $677,000 y, sin embargo, sus recomendaciones no fueron atendidas.
«La liberación directa se produjo ignorando advertencias críticas y sin cumplir con las condiciones mínimas definidas por el propio Fondo», dijo Acosta.
También señaló tres frentes de control interno vulnerados:
- Gestión: luego de eliminar los componentes técnicos que evaluaban los riesgos.
- Contrapesos institucionales: cuyas advertencias fueron ignoradas.
- Continuidad operativa: mostrando efectos en diversas áreas hoy.
Acosta explicó que en la semana previa al 2 de junio, la dirección médica, logística y financiera advirtió sobre el riesgo de colapso, desabastecimiento y fallas críticas.
Sin embargo, la implementación continuó «con sólo un día hábil para responder».
Contralora Marta Acosta en la Comisión Especial de la Asamblea Legislativa. (Foto cortesía/Asamblea Legislativa).
Gestión deteriorada
Uno de los hallazgos más graves expuestos por Acosta es el deterioro de la estructura de gobernanza desde 2023. Según el contralor:
- Se han eliminado comités técnicos clave.
- Los líderes de ERP fueron eliminados en áreas críticas.
- La Presidencia Ejecutiva asumió el control directo del Plan de Innovación.
- Los informes de la consultora no llegaron a la dirección ni al directorio.
«El Fondo enfrenta una deficiencia estructural en sus operaciones. El control técnico ha sido reemplazado por la discreción jerárquica», afirmó.
Esto llevó a un ciclo de advertencias ignoradas.
«El consejo ha asumido un papel pasivo de observador», añadió.
Para la Contraloría, ese debilitamiento interno fue decisivo para que la salida del ERP se realizara sin cumplimiento de requisitos y en contra de reiteradas recomendaciones técnicas.
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¿Dónde está realmente la CCSS hoy?
Después de seis meses del ERP:
- No hay estados financieros completos.
- Hay diferencias millonarias en activos, inventario y nómina
- Continúan retrasos en pagos y registro de facturas
- Persiste la vulnerabilidad en la trazabilidad de los insumos
- La administración continúa operando bajo un modelo de gobierno debilitado
- Los usuarios enfrentan riesgos en la continuidad de los servicios
La contralora concluyó su presentación ante los diputados con una advertencia:
«Si la crisis no se aborda como lo requiere su naturaleza, los problemas operativos pueden escalar y afectar la confianza y el servicio de salud esencial».
Finalmente, la Comisión acordó que tanto el Contralor como los representantes de la empresa Qintess regresen el próximo martes 16 de diciembre para continuar analizando la situación en una de las instituciones más importantes del país.
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